Kjeld Punt

A fine WordPress.com site

SharePoint het antwoord op Portalisering?

Een reactie plaatsen

De term portaal “toegangspoort” kon ik een aantal jaar geleden niet noemen bij bedrijven. Vaak kreeg ik dan een raar gezicht waardoor ik de term portaal moest uitleggen. Tegenwoordig hoeft dat niet meer. Inmiddels levert iedere systeemleverancier gratis een portaal bij hun systeem. De term portaal wordt niet meer gemeden, maar als reclamemiddel gebruikt voor de software die verkocht wordt. Voor de gebruiker kan het prettig zijn, dat er bij de software voor bijvoorbeeld een primair proces direct een portaal wordt geleverd. Via het portaal kunnen gebruikers eenvoudig bij de informatie vanuit het primair proces benaderen. Aangezien de portaaltrend is doorgeslagen naar iedere systeemleveranciers is er portalisering ontstaan.

Hoewel ik een groot voorstander ben van portalen en met namen van één centrale digitale werkplek zie ik dat veel bedrijven worstelen met de vraag “wat te doen met al die portalen”? Voor welk portaal moeten we kiezen? En de belangrijkste vraag: hoe krijgen we de informatie weer uit al die portalen op één centrale locatie?

Het nadeel van al die verschillende portalen is dat het vaak op zich staande systemen zijn waar informatie wordt opgeslagen. Hierdoor ontstaan opnieuw containers met daarin bepaald informatie. Deze informatiesilo’s beperken organisaties en gebruikers tot het snel vinden van de juiste informatie.  Om te zorgen dat medewerkers proactief mee gaan denken en doen is het belangrijk om informatie te brengen. Laat elkaar weten waar je mee bezig bent, geef inzicht in de werkzaamheden die je verricht.

Een oplossing voor portalisering is te kiezen voor één centraal platform. Bij voorkeur is dit platform gebruiksvriendelijk, flexibel en kan het op verschillende manier ingezet worden. Microsoft SharePoint is geschikt om als centraal platform te dienen omdat het veel verschillende functionaliteiten heeft die ingezet kunnen worden. Zo is het o.a. mogelijk om een intranetsite te realiseren, projectenomgeving op te zetten, document- en records management functionaliteiten te gebruiken, heeft iedereen zijn eigen site (MySite) en is het mogelijk om over applicaties heen te zoeken met Enterprise search. Met de nieuwe versie van SharePoint online zijn nieuwe functionaliteiten toegevoegd waarmee de gebruiksvriendelijkheid sterk is verbeterd zoals o.a.:

  • Slepen van content in een document bibliotheek
  • Slepen van email vanuit Outlook in een site mailbox of document bibliotheek
  • Preview van documenten
  • Archivering van sites
  • Social ECM
  • Mogelijkheid om samen te werken met mensen buiten de organisatie
  • Enterprise search

Indien er meerder portalen aanwezig zijn, is het zaak om de informatie vanuit de specifieke portalen te tonen op het centrale intranet. Om dit te realiseren is het van belang om een aantal zaken te onderzoeken. Daarnaast is het verstandig eerst een pilot uit te voeren om te zien of de gewenste business requirements ook haalbaar zijn. Hieronder een aantal zaken om aan te denken voor je start:

  • Welke data wil men zien?
  • Wil iedereen dezelfde data zien?
  • In welke systemen zit de data?
  • Wat voor databases worden gebruikt?
  • Hoe moet de data worden getoond?
  • Wil men alleen lezen of ook schrijven?
  • Welke verschillende rollen willen toegang tot de data?
  • Moet de data mobiel worden ontsloten?
  • Toegang d.m.v. Single Sign On
  • Moet de data mobiel worden ontsloten?
  • Toegang d.m.v. Single Sign On
Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s