Kjeld Punt

A fine WordPress.com site


Een reactie plaatsen

Succesvol SharePoint: de weg naar ‘het hotel’

Een hotel met prachtige kamers, een gym, een spa, een zwembad, een filmzaal, verschillende vergaderzalen met uitzicht op zee. Een droombestemming. Maar als het op een eiland staat waar geen boot naar toegaat, maakt niemand er gebruik van. Zo is het soms ook met SharePoint. Daarom elf tips die ervoor zorgen dat ‘uw hotel’ optimaal gebruikt wordt.

De afdeling ICT krijgt van het management de vraag: ‘Kunnen wij ook niet zo’n SharePoint-site ‘in de lucht’ brengen? Ik wil graag wat documenten delen met een klant. Dat kan toch niet zo moeilijk zijn?’ Ook het management heeft nog wel wat eisen. Pragmatisch als een ICT-afdeling is, gaat men direct aan de slag. De afdeling ontwerpt een prachtig platform waarop gebruikers samen aan projecten kunnen werken, documenten kunnen delen, hun eigen website kunnen toevoegen en berichten voor elkaar kunnen achterlaten. De ICT-afdeling stuurt de medewerkers die de site moeten gaan gebruiken vervolgens keurig een link naar de site. En dan? Dan versturen klanten en medewerkers in veel gevallen de documenten toch via de e-mail. Soms wordt wel een poging gedaan, maar werkt het toch niet helemaal zoals men verwacht had en haakt men af.

 Wat er misgaat? De eindgebruiker kent de weg naar ‘het hotel’ niet en weet niet achter welke deur welke voorziening zit. Om dit te voorkomen is het belangrijk in een vroeg stadium na te denken over de uitrol van het platform in de organisatie. Bijvoorbeeld door eindgebruikers bij de ontwikkeling van het platform te betrekken en te denken vanuit hun werkprocessen. De volgende elf stappen zorgen ervoor dat uw medewerkers ‘uw hotel’ optimaal gaan gebruiken.

Succesvol SharePoint in elf stappen

Het ontwikkelen van een SharePoint-platform is één. Ervoor zorgen dat medewerkers het platform daadwerkelijk gebruiken is een ander verhaal. De volgende elf stappen plaveien de weg naar een succesvolle implementatie.

 Stap 1: Werk vanuit een duidelijke visie

Stel vast wat de organisatie met SharePoint wil bereiken. Bijvoorbeeld: Alle medewerkers werken vanaf volgend jaar via een mobiele toepassing en zonder vaste werkplek.

Stap 2: Creëer draagvlak: betrek verschillende disciplines

Een multidisciplinair team dat vanaf de start meedenkt zorgt voor meer draagvlak in de organisatie tijdens de implementatie. Zorg dat in elk geval een beslisser en een eindgebruiker aan het team deelnemen.

 Stap 3: Breng wensen en eisen in kaart

Betrek afdelingen en bespreek wensen, eisen, uitdagingen en problemen. Breng de wensen en eisen in kaart. Imtech ICT doet dit via één of meerdere workshops. We gebruiken daarbij praktijkvoorbeelden zodat medewerkers een goed beeld krijgen van mogelijke oplossingen en die vervolgens kunnen bijsturen.

 Stap 4: Maak wensen en eisen tastbaar

Werk per prioriteit de wensen en eisen uit. Werk met duidelijke omschrijvingen en maak (grafische) voorbeelden van hoe een functionaliteit eruit moet komen te zien.

 Stap 5: Ontwikkel businesscases

Beschrijf in businesscases wat de onderdelen van SharePoint opleveren. Hoe komt de invoering van bijvoorbeeld intranet, mysite of document management tegemoet aan de vastgestelde wensen en eisen? Wat is de toegevoegde waarde?

 Stap 6: Leg verantwoordelijkheden vast in een governanceplan

Om het maximale uit SharePoint te halen is het belangrijk doelen en verantwoordelijkheden vast te leggen. In een governanceplan staat onder meer:

  • wie welke nieuwe ontwikkelingen doorvoert;
  • wie de kaders en richtlijnen voor de nieuwe ontwikkelingen bepaalt;
  • waar prioriteiten voor ontwikkeling komen te liggen en wie deze bepalen;
  • hoe en door wie er wordt gecommuniceerd.

 Stap 7: Stel prioriteiten

Houd het beheersbaar. Stel vast welke functionaliteiten als eerste ingevoerd dienen te worden. Start bij de implementatie van een intranet bijvoorbeeld eerst met nieuws, een smoelenboek, afdelingssites, document management light en projectmatig werken.

Een methodiek die kan helpen bij het stellen van prioriteiten is MoSCoW. Via MoSCoW bepaal je eenvoudig of een functionaliteit een Must have, Should have, Could have of Would have is? Zet de prioriteiten vast in een tijdsplanning.

Stap 8: Begin eenvoudig

Richt (eventueel met hulp van een businesspartner) functionaliteiten in met gebruik van standaard SharePoint. Evalueer de basisinrichting met het projectteam, verzamel feedback en pas (waar mogelijk binnen de standaardoptie) aan.

 Stap 9: Zet medewerkers centraal bij de implementatie

Laat afdelingen die werken met SharePoint een demo geven aan andere afdelingen. Onderzoek hoe medewerkers efficiënter kunnen werken met SharePoint en breng dit in kaart. Implementeer per afdeling concrete oplossingen. Selecteer per afdeling een zogenaamde key user: hét aanspreekpunt voor de afdeling bij vragen over SharePoint.

Stap 10: Train de medewerkers op tijd

Start al in een vroeg stadium van de implementatie met SharePoint-training. Hoe meer mensen de basisbeginselen begrijpen des te sneller de adoptie en uitrol van het platform wordt gerealiseerd. Train de functionele beheerders, de content manager(s) en de eindgebruikers.

Maak gebruik van een train-de-trainer-principe waarbij de key-users de eindgebruikers trainen.

 Stap 11: Creëer continuïteit

De lastigste stap bij de invoering van SharePoint is ervoor te zorgen dat medewerkers na implementatie het platform blijven gebruiken. Doe bij het creëren van continuïteit een beroep op de leden van het projectteam. Daarnaast biedt het MARS-model handvatten. Bij het MARS-model volgen deze stappen elkaar op:

  1. Mandated: stel het gebruik verplicht;
  2. Accepted: maak het gebruik acceptabel;
  3. Rewarding: beloon de gebruikers;
  4. Stimulating: zorg ervoor dat SharePoint een stimulans is die het werk leuker maakt.
Advertenties


Een reactie plaatsen

SharePoint het antwoord op Portalisering?

De term portaal “toegangspoort” kon ik een aantal jaar geleden niet noemen bij bedrijven. Vaak kreeg ik dan een raar gezicht waardoor ik de term portaal moest uitleggen. Tegenwoordig hoeft dat niet meer. Inmiddels levert iedere systeemleverancier gratis een portaal bij hun systeem. De term portaal wordt niet meer gemeden, maar als reclamemiddel gebruikt voor de software die verkocht wordt. Voor de gebruiker kan het prettig zijn, dat er bij de software voor bijvoorbeeld een primair proces direct een portaal wordt geleverd. Via het portaal kunnen gebruikers eenvoudig bij de informatie vanuit het primair proces benaderen. Aangezien de portaaltrend is doorgeslagen naar iedere systeemleveranciers is er portalisering ontstaan.

Hoewel ik een groot voorstander ben van portalen en met namen van één centrale digitale werkplek zie ik dat veel bedrijven worstelen met de vraag “wat te doen met al die portalen”? Voor welk portaal moeten we kiezen? En de belangrijkste vraag: hoe krijgen we de informatie weer uit al die portalen op één centrale locatie?

Het nadeel van al die verschillende portalen is dat het vaak op zich staande systemen zijn waar informatie wordt opgeslagen. Hierdoor ontstaan opnieuw containers met daarin bepaald informatie. Deze informatiesilo’s beperken organisaties en gebruikers tot het snel vinden van de juiste informatie.  Om te zorgen dat medewerkers proactief mee gaan denken en doen is het belangrijk om informatie te brengen. Laat elkaar weten waar je mee bezig bent, geef inzicht in de werkzaamheden die je verricht.

Een oplossing voor portalisering is te kiezen voor één centraal platform. Bij voorkeur is dit platform gebruiksvriendelijk, flexibel en kan het op verschillende manier ingezet worden. Microsoft SharePoint is geschikt om als centraal platform te dienen omdat het veel verschillende functionaliteiten heeft die ingezet kunnen worden. Zo is het o.a. mogelijk om een intranetsite te realiseren, projectenomgeving op te zetten, document- en records management functionaliteiten te gebruiken, heeft iedereen zijn eigen site (MySite) en is het mogelijk om over applicaties heen te zoeken met Enterprise search. Met de nieuwe versie van SharePoint online zijn nieuwe functionaliteiten toegevoegd waarmee de gebruiksvriendelijkheid sterk is verbeterd zoals o.a.:

  • Slepen van content in een document bibliotheek
  • Slepen van email vanuit Outlook in een site mailbox of document bibliotheek
  • Preview van documenten
  • Archivering van sites
  • Social ECM
  • Mogelijkheid om samen te werken met mensen buiten de organisatie
  • Enterprise search

Indien er meerder portalen aanwezig zijn, is het zaak om de informatie vanuit de specifieke portalen te tonen op het centrale intranet. Om dit te realiseren is het van belang om een aantal zaken te onderzoeken. Daarnaast is het verstandig eerst een pilot uit te voeren om te zien of de gewenste business requirements ook haalbaar zijn. Hieronder een aantal zaken om aan te denken voor je start:

  • Welke data wil men zien?
  • Wil iedereen dezelfde data zien?
  • In welke systemen zit de data?
  • Wat voor databases worden gebruikt?
  • Hoe moet de data worden getoond?
  • Wil men alleen lezen of ook schrijven?
  • Welke verschillende rollen willen toegang tot de data?
  • Moet de data mobiel worden ontsloten?
  • Toegang d.m.v. Single Sign On
  • Moet de data mobiel worden ontsloten?
  • Toegang d.m.v. Single Sign On